Jednostavna produktivnost
Dakle, ovo će možda zvučati stvarno glupo, ali pročitala sam već dosta članaka i čak gledala Youtube videe, ali nikako nisam uspjela riješiti svoj problem – naime, ja jednostavno ne znam kako voditi planer! Nakupovala sam ih na desetine, ali svaki ostane prazan. Jednostavno ne znam kako se organizirati, što je bitno, kako utrpati sve što želim, mislim i trebam u te male kućice?! Kako doseći tu produktivnost.
Niti jedno pitanje ili problem nije “glup”, a posebno ne problem s kojim se svatko od nas suočio barem jednom – kako sve obaveze, očekivanja i ogromne snove pretvoriti u to-do kvadratiće? I kako ih na kraju i ostvariti? (Antonia, hvala na odličnom pitanju.)
Iako oduvijek koristim planere i to-do liste, moj sustav planiranja i organizacije u svom današnjem obliku je nastao tijekom online programa B-School. Jedna od genijalnih stvari koje me Marie naučila je – kako velike ciljeve sustavno pretvarati u male, svakodnevne i ostvarive korake (i u konačnici ostvariti sve što želiš).
U nastavku s tobom dijelim točne korake zahvaljujući kojima je, ne tako davno, nastao i TeaTime.
1. Sanjaj veliko
Ako pratiš TeaTime newsletter, onda znaš da na kraju svake godine barem jedan dan posvetim brainstormanju velikih ideja za sljedeću godinu. Tema tog jednogodišnjeg sastanka je svake godine ista – Što želim ostvariti u sljedećih 12 mjeseci.
Takav “sastanak” nije rezerviran samo za kraj ili početak godine, a sve što ti treba je nekoliko sati i prazan papir na koji ćeš zapisati baš sve želje, planove i snove koje imaš za sljedeću godinu. U svim životnim područjima. I bez cenzure.
2. Strateški isplaniraj godinu
a) Filtriraj ciljeve
Sljedeći važan korak je selekcija. Pročitaj baš svaku ideju koju si zapisala u prethodnom koraku i zapitaj se – možeš/hoćeš li se posvetiti njenoj realizaciji u sljedećih 12 mjeseci. Prekriži sve što nije realistično i/ili te ne veseli dovoljno.
b) Kreiraj godišnji pregled ciljeva
Sljedeće što ti treba je papir s 12 pravokutnika za svaki mjesec u godini (preuzmi TeaTime template ili kreiraj svoj vlastiti). Ideje koje su preživjele selekciju sada rasporedi po mjesecima. Neke od ideja su vremenski određene, kao na primjer predaja diplomskog rada u svibnju. Druge pak rasporedi prema osobnim željama i planovima.
U ožujku možda želiš lansirati blog, a u rujnu ćeš se posvetiti traženju posla. U planiranju budi ambiciozan, ali i realističan. Nemoj pretjerati s brojem ciljeva i uzmi u obzir neplanirane stvari koje će se sigurno dogoditi tijekom godine.
I to je to, odradili smo najvažniji korak. Kreirani pregled ciljeva po mjesecima nam je baza kojoj ćemo se vraćati tijekom cijele godine (osobno, taj papir uvijek držim na vidljivom mjestu).
c) Kreiraj master tablicu
Sljedeći korak je – master tablica. Naš glavni zadatak je svaki cilj u pojedinom mjesecu raspisati na najmanje moguće korake vodeći se npr. pitanjem – što sve moram napraviti da bih u ožujku lansirala blog? Iako svoju master listu uvijek imam u planeru, primjer u nastavku sam kreirala u Excel tablici (svi formati su dopušteni).
Master tablica može biti pregled svih zadataka za cijelu godinu, ili pak možeš kreirati odvojenu tablicu za svaki mjesec. U svakom slučaju ćeš je sigurno nadopunjavati tijekom godine tako da nemoj brinuti o 100% točnosti. Jedini cilj master tablice je – imati sve zadatke na jednom, opipljivom mjestu (a ne u glavi).
3. Get things done
a) Tjedni check-point
Zadnji (i najteži) korak je stvarno napraviti sve što piše na master listi. Rješenje za to je jednostavna tjedna navika – svakog četvrtka ili petka posveti 30-60 minuta planiranju sljedećeg tjedna.
Osobno za planiranje koristim bilježnicu ili planer, ali i Excel tablica je odlično rješenje (kao što možeš vidjeti u primjeru ispod). Planiranje tjedna se zapravo sastoji od prepisivanja zadataka iz master liste u tjedni to-do plan.
Pritom se trudim biti realistična i uzeti u obzir sve druge obaveze kao što su rođendani, liječnički pregledi, putovanja… Također, tijekom jednog tjedna obično radim na maksimalno 3 projekta (u ovisnosti o opsegu projekta, ponekad je i jedan dovoljan).
Najvažnija informacija, uz sami zadatak, je – prioritet. Kada stvari ne idu po planu i kada se dogodi nešto nepredviđeno, važno je znati koje zadatke moraš završiti prve, a koje možeš odgoditi za sljedeći tjedan. Također, petkom obično analiziram protekli tjedan i ono što nije funkcioniralo. Naučene lekcije iz tog tjedna, odmah primijenjujem u planiranju sljedećeg.
b) Dnevni check-point
I zadnje, svaki dan započinjem i završavam kratkim 15-minutnim sastankom sa sobom. Tijekom tih 15 minuta, na temelju tjednog to-do plana, definiram dnevni plan pomoću dnevnog plannera o kojem sam ti nedavno pisala. 15 minuta na kraju dana pak služe za praćenje napretka, prioriteta i prilagođavanje smjera, kao i bolju produktivnost sljedeći dan.
Ukratko
Prvo smo “sanjali veliko” i definirali godišnje ciljeve. Godišnje ciljeve smo zatim rasporedili po mjesecima i kreirali godišnji action plan. Ciljeve smo zatim raspisali na manje zadatke u master tablici. Iz master tablice kopiramo zadatke u tjedni plan, a na temelju tjednog plana kreiramo dnevni.
Za one koji odmah žele strukturirati svoj planner, sve što vam treba su četiri različita templatea ili tablice: godišnji plan, master tablica sa svim zadacima (vidi sliku iznad), tjedni plan (vidi sliku iznad) i dnevni planner. Posljednji alat kojeg koristim, a u ovom članku ga nisam spomenula, je i godišnji kalendar.
Jedina prava tajna ovog sustava je – dosljednost. Potrebno je vrijeme da ovaj sustav postane navika (otprilike 2-3 mjeseca). Međutim, apsolutno je vrijedan upornosti i ulaganja.
Ponekad je sam pogled na velike ciljeve ili beskonačan popis zadataka – obeshrabrujuć. Zato ujutro ne gledaš godišnji plan ili master tablicu. Sve što ti treba je dnevni popis zadataka. Svakodnevno križanje malih stvari s dnevne liste će te dugoročno dovesti do ostvarenja velikih godišnjih ciljeva i povećati tvoju produktivnost.
Ako voliš temu organizacije i produktivnosti, u nastavku slijede neki od TeaTime članaka koji bi ti se mogli svidjeti:
- Kako reći NE i konačno imati dovoljno vremena za sve
- 5 pitanja za kreiranje planova i svježe početke
- Pametno upravljaj svojim vremenom
Želim ti uspješno planiranje,
Tea